Att tänka på när jag arrangerar event

1.01 Categories: Event Guidelines Reklam Sponsring
Rate this Content 43 Votes

Jag vill lägga ut event, vad behöver jag tänka på?

Event är då geocachare anordar något för andra geocachare. Det kan röra sig om en middag tillsammans, ett teknikevent där man lär ut hur man använder olika verkyg och hjälpmedel, en picnic eller en coinbytardag. Det är egentligen bara fantasin som sätter gränser. Det är en del saker vi vill att ni ska tänka på dock och vi har samlat de vanligaste frågorna i detta dokument.

Om marknadsföring och sponsring

Ur guidelines (Läs här):

 

  1. Commercial caches are disallowed. As a general rule, reviewers will not publish cache pages that seem commercial. A commercial cache has one or more of the following characteristics:
    1. It requires the finder to go inside a business, interact with employees and/or purchase a product or service.
    2. It has overtones of advertising, marketing or promotion.
    3. It contains links to businesses, commercial advertisers, charities, political agendas or social agendas.
    4. It contains the logo of a business or organization, including non-profit organizations.
    5. The name of a business or commercial product is on the cache page.
    6. On very rare occasions, Groundspeak makes an exception for a commercial cache. Arrangements are made before placement. If your cache is commercial in any way, please contact Groundspeak for clarification about how to comply with cache listing guidelines.

 

Här nedan vill vi förtydliga vad Groundspeak sagt om detta.

Det är OK att:

  • ha en enkel lista i cachebeskrivningen som säger tex. ”Vi tackar våra sponsorer ……. för att medverkat till detta event”. Inga länkar eller utskrivna webbadresser till sponsorernas webbplatser får förekomma i cachebeskrivningen.
     
  • nämna på eventsidan att speciella sk. trackable coins tagits fram för eventets räkning. Inga andra typer av saker (tröjor, icke trackables el. dyl) får nämnas på eventsidan.
     
  • ha en länk på eventsidan som länkar till en separat eventsida. Den sidan ska vara icke-kommersiell och handla om eventet i första hand. På den sidan får sponsorer mm. presenteras med logotyper, klickbara länkar etc. Tänk dock på att huvudsyftet med den sidan ska kunna anses vara att informera om eventet och inte att göra reklam.


Det är inte OK att:

  • i cachebeskrivningen ha reklam eller nämna andra företag än sponsorer i form av namn eller länkar, vare sig dom är klickbara eller enbart utskrivna webbadresser.
     
  • ha några företagslogotyper i cachebeskrivningen.
     
  • nämna något utöver sponsorns namn i cachebeskrivningen. Om denna sponsor har några kommersiella aktiviteter på eventet eller eller något som kan uppfattas som dyl. får det inte nämnas i cachebeskrivningen.
     
  • nämna något om lämpligt boende, restauranter etc. i själva cachebeskrivningen. Vill ni erbjuda den tjänsten till eventdeltagarna är en lösning att ha en separat sida (se ovan) eller skriva i beskrivningen något i stil med: ”Skicka mig ett meddelande om ni vill ha tips på lämpligt boende…”

Om avgifter

Det är ok att ta ut en obligatorisk avgift för eventdeltagande. Den får då enbart täcka självkostnader.

Vidare är det ok att nämna på eventsidan att man gärna tar emot donationer för att täcka kostnaderna det innebär att arrangera ditt event.

Om eventcacher

Ett vanlig inslag i event är att man släpper cacher i samband med eventet. Dessa brukar ges med förtur till eventdeltagarna och publiceras i direkt samband med att eventdeltagarna får dom eller något efter den tiden.

Vi hjälper till med att se till att era cacher släpps i rätt tid men för att vi ska klara det behöver ni tänka på följande:

Cacher som skall publiceras i samband med event:
Registrera dina cacher som vanligt men lägg till en reviewernote som talar om att detta är en cache du vill ha släppt i samband med ett event och vilken tid/datum du vill ha den publicerad. När vi tittat igenom din cache och den är ok så lägger vi en note om att den är godkänd för publicering.

OBS!
I och med att vi godkänt cachen så blir cachesidan låst för editering. Detta för att undvika att vi måste granska cachen ännu en gång när vi publicerar den. Se därför till att cachesidan är helt klar INNAN ni släpper den för godkännande.

Tidsaspekter att ha i åtanke:

  • Eventcacher kan du släppa till kön tidigast ÅTTA veckor innan eventet. Du behöver inte släppa alla eventcacher till reviewerkön på samma gång. Vi ber er dock vara ute i så god tid som möjligt för att underlätta vårt jobb och unvika problem.
     
  • Du bör stämma av med den reviewer som granskar cacherna till ditt event vilka tider som gäller. Saker som antalet och typ av cacher, andra samtida event mm. kommer att avgöra hur tidigt cacherna måste finnas i kön för att dina önskemål ska kunna uppfyllas.

OBS! Kom ihåg att vi godkänner eventet som det står i cachebeskrivningen vid publiceringstillfället och vi vill att ni tar kontakt med oss om ni funderar på att ändra upplägget eller ändra något väsentligt. Kontakta i första hand den av oss som publicerade eventet (klicka på länken efter "Published by" längst ner på sidan). Vi hjälper gärna till med tips och råd!

Efter eventet

Efter ca en månad eventet genomförts ska det arkiveras. Det kan vara bra att tipsa deltagarna straxt innan det sker genom att posta en announcement-logg. Efter att eventer arkiverats kan det vara svårt för sena loggare att finna det men har de en logg så innehåller den en länk som gör det möjligt att hitta till sidan igen. För att arkivera eventet kan du kika på denna länk

Lycka till med ert Event!!

 

Version 1.01 Publicerad 2012-01-25, Senast uppdaterad 2010-05-07

(c) 2010-2013 Sweden Reviewers